Migrar a Holded no es copiar filas de un Excel a otro sistema. Es decidir qué información seguirá utilizando la empresa y con qué calidad. La fase de preparación suele determinar si la nueva herramienta empieza ordenada o hereda los mismos problemas.
EN POCAS PALABRAS
Lo más importante
- Decide primero qué datos merece la pena migrar.
- Utiliza identificadores fiables para detectar duplicados.
- Adapta los datos a las plantillas oficiales de Holded.
- Realiza pruebas con una muestra antes de importar todo.
Paso 1. Haz inventario de la información
No todo tiene que entrar en Holded. Define qué sistema será el destino de cada tipo de información.
- Clientes.
- Proveedores.
- Productos.
- Tarifas.
- Facturas y gastos históricos.
- Saldos o documentos pendientes.
- Proyectos.
- Datos comerciales que quizá deban permanecer en un CRM.
Paso 2. Identifica duplicados
Utiliza claves como CIF/NIF, email, referencia o SKU cuando existan. El nombre por sí solo puede ser insuficiente porque una misma empresa puede aparecer escrita de varias formas.
Ejemplo: «Empresa Ejemplo SL», «Empresa Ejemplo S.L.» y «EMPRESA EJEMPLO» pueden ser la misma entidad.
Paso 3. Normaliza formatos
- Teléfonos.
- Emails.
- Países.
- Provincias.
- Códigos postales.
- Nombres fiscales.
- Referencias de producto.
- Monedas e impuestos.
Paso 4. Utiliza las plantillas de Holded
Holded ofrece plantillas específicas para importar distintos tipos de datos. Su documentación recomienda respetar la estructura de esas plantillas y completar los campos según el tipo de registro.
En productos, por ejemplo, el SKU es un identificador fundamental para determinadas importaciones. En contactos conviene revisar también régimen, impuestos y clasificación.
Paso 5. Separa datos administrativos y comerciales
Un CRM puede necesitar origen del lead, actividades, oportunidades y notas comerciales. Holded necesita información administrativa y financiera. Copiar todos los campos de un sistema al otro no aporta valor y aumenta la complejidad.
Paso 6. Importa una muestra
Selecciona un grupo pequeño pero variado: clientes nacionales, canarios, extranjeros, productos con diferentes impuestos y algún registro con características especiales. Comprueba cómo quedan antes de importar el volumen completo.
Paso 7. Valida después de importar
- Compara origen y destino.
- Busca duplicados.
- Revisa impuestos.
- Comprueba caracteres y formatos.
- Verifica referencias.
- Genera documentos de prueba.
¿Qué hacer con el histórico?
No siempre es necesario migrar todos los años de información. En algunos proyectos se conserva el sistema anterior como consulta y se inicia Holded desde una fecha acordada. La decisión depende de necesidades contables, operativas y de reporting.
La migración es también una limpieza de procesos
Si cada departamento mantiene sus propios Excel, la migración es un buen momento para decidir qué datos serán maestros y quién será responsable de mantenerlos.
Campos que más problemas generan en una migración
- CIF/NIF con espacios, guiones o formatos distintos.
- Emails múltiples dentro de una misma celda.
- Teléfonos con prefijos inconsistentes.
- Provincias y países escritos de formas diferentes.
- Productos sin referencia única.
- Precios almacenados como texto.
- Impuestos definidos con nombres no normalizados.
- Filas ocultas o fórmulas que cambian el valor visible.
Errores que debes evitar al importar en Holded
Importar el fichero completo varias veces para “probar” puede crear duplicados difíciles de detectar. También es arriesgado modificar masivamente una plantilla sin conservar una copia del origen y sin validar una muestra después.
- Guarda una copia inalterada de los archivos originales.
- Trabaja sobre una versión de limpieza.
- Prueba con pocos registros representativos.
- Documenta las transformaciones realizadas.
- Valida el resultado antes de cargar el resto.
- Conserva un informe de incidencias y decisiones.
Fuentes y documentación
Para preparar este contenido hemos contrastado la información con documentación oficial y fuentes primarias.
¿Tienes varios Excel y no sabes qué migrar?
Podemos empezar con un mapa de datos, detectar duplicados y preparar una migración controlada a Holded.