Automatización de procesos para PYMES: empezar por las tareas que nadie debería hacer dos veces
Automatizar una empresa no consiste necesariamente en utilizar inteligencia artificial.
Muchas de las automatizaciones que más impacto producen son mucho más sencillas.
Copiar automáticamente los datos de un cliente de una aplicación a otra.
Crear una tarea cuando entra una oportunidad.
Avisar cuando una factura vence.
Actualizar un registro cuando se produce un pago.
La automatización de procesos se ha convertido en un tema especialmente relevante para PYMES precisamente por su capacidad para reducir operaciones repetitivas y liberar tiempo del equipo.
El mejor proceso para automatizar es el que se repite
Imaginemos una empresa que recibe una solicitud desde su página web.
Una persona copia los datos al CRM.
Cuando se acepta el presupuesto, administración vuelve a crear el cliente en facturación.
Después genera una carpeta.
Luego otra persona avisa por correo al responsable del proyecto.
Ninguna de esas acciones es especialmente compleja.
Pero realizadas cientos de veces al año representan muchas horas.
Y cada copia manual introduce además la posibilidad de cometer un error.
Automatización 1: leads hacia el CRM
Cuando entra una solicitud desde un formulario, la información puede registrarse directamente en el CRM.
El comercial recibe así el lead con los datos necesarios y puede generarse automáticamente la siguiente tarea.
Automatización 2: CRM hacia facturación
Cuando una oportunidad alcanza una determinada etapa, pueden enviarse los datos necesarios al sistema administrativo.
De esta forma, clientes, productos o información de la operación no tienen que introducirse dos veces.
Automatización 3: presupuestos y ventas
La aceptación de una propuesta puede desencadenar diferentes acciones internas.
Actualizar una oportunidad, avisar a administración, preparar determinada documentación o iniciar el siguiente proceso.
Automatización 4: facturas y cobros
Facturación también puede generar acciones en otros sistemas.
Un cambio de estado de una factura puede actualizar el CRM o lanzar una notificación.
El objetivo es evitar que una persona tenga que revisar periódicamente una aplicación para copiar lo que ha ocurrido en otra.
Automatización 5: tareas internas
También pueden automatizarse procesos aparentemente pequeños.
Recordatorios, asignaciones, validaciones, creación de registros o avisos cuando falta determinada información.
Zoho CRM, por ejemplo, incorpora herramientas específicas para automatizar actividades y procesos comerciales.
¿Hay que automatizarlo todo?
No.
De hecho, intentar automatizar un proceso desordenado suele producir un proceso desordenado más rápido.
Antes de construir una integración hay que responder varias preguntas.
Qué evento inicia el proceso. Qué información necesitamos. Qué aplicación contiene el dato correcto. Qué debería suceder si algo falla. Y qué acciones deben seguir dependiendo de una persona.
La automatización debe simplificar el proceso, no ocultarlo.
Primero proceso, después tecnología
En Doramas Lab trabajamos la automatización junto con CRM, facturación e integración de aplicaciones porque normalmente son problemas conectados.
La web define precisamente este servicio como la conexión de aplicaciones y eliminación de tareas manuales, incluyendo flujos, notificaciones, validaciones y sincronización de información.
No buscamos automatizar por automatizar.
Buscamos localizar aquellas tareas que consumen tiempo sin aportar valor y construir un proceso más fiable alrededor de ellas.
Si en tu empresa existe algún proceso en el que una persona copie información de una aplicación a otra todos los días, probablemente tenemos un buen punto de partida para automatizar.